نظرة عامة على الدورة

صُمم مراقب الوثائق الأساسي للحفاظ على نظام فعال ووظيفي لإدارة السجلات ومراقبة الوثائق، وهو أحد المتطلبات الرئيسية لأي منظمة، كبيرة كانت أم صغيرة.

من خلال هذا البرنامج التدريبي، سيحصل كل مشارك على خطة عمل مدفوعة بالعملية بالإضافة إلى المهارات اللازمة للمساعدة في تطوير وتنفيذ برنامج مناسب لإدارة مستندات وسجلات ومعلومات منظمتهم.

مخطط الدورة

• مقدمة إلى مراقبة الوثائق

• ما هو مراقبة الوثائق ودور مراقب الوثائق؟

• أساسيات مراقبة الوثائق

• عملية المصادقة

• عملية التحقق

• التحكم السليم

• المستودع

• مراحل المشروع

• التأهيل المسبق

• العطاء

• العقد / البناء

• الإغلاق

• الاحتفاظ

• الحفاظ على سجل حالة المستندات

• إدخال معلومات المستندات في السجل (المراسلات والمستندات الهندسية / الفنية)

• تصنيف وتخزين وتأمين المعلومات

• كيفية تنظيم المستندات وإدارة أمن المعلومات

• دورة حياة المستندات

• ما هي دورة حياة المستندات الفنية؟

• إنشاء المستندات وتعديلها ودورة المراجعة والتعليقات والموافقة، إلخ …

• كيفية إدارة المستندات في كل مرحلة من مراحل حياتها

• كيفية منع المستندات غير المقصودة أو القديمة

• توزيع المستندات

• كيفية ضمان التوزيع الفعال والملائم للمستندات

• مراقبة وثائق المشروع (البناء والإغلاق)

• خصوصيات مراقبة وثائق المشروع

• إدارة المسلمات

• تدفق مستندات المشروع

• التفاعل مع العميل والمقاولين والمقاولين من الباطن والموردين والبائعين

• سجل التسليم الرئيسي (MDR)

• خصوصيات وثائق التشغيل الفعلية / النهائية

• مهام مراقب الوثائق خلال مرحلة التشغيل الفعلي

• إجراءات ومواصفات مراقبة الوثائق

• لماذا نحتاج إلى الإجراءات؟

• ما هي الموضوعات التي يجب تضمينها في إجراء مراقبة الوثائق؟

• التفاعل مع فرق المشروع والفرق الهندسية والمديرين

• كيفية دعم الفرق الفنية؟

• كيفية إدارة ضغوط العمل؟

• كيفية إدارة المواقف الصعبة؟